Costos de mantenimiento del inventario.
Los costos de mantenimiento del inventario (carrying costs) son fundamentales en la gestión de materiales en una organización. Es un hecho que involucran costos de overhead que deben estar reflejados en las decisiones de inventario puesto que mientras más tiempo pase un ítem en la estantería, mayor será su costo de mantenimiento, por lo que podemos decir que los costos mínimos del inventario se alcanzan cuando los costos de mantenimiento (carrying costs) son iguales a los costos de reposición.
La importancia de los costos de mantenimiento del inventario se basa en el mecanismo de agrupación de cuentas contables que utilice la organización para determinar su dimensión. No es un costo puntual, sino la consolidación del costo del capital (costo del dinero) invertido en el inventario y de costos operativos, que son asignados de alguna manera a los ítems del inventario.
Paul Bernard, CIRM; expresa que el elemento del costo del dinero es una función del nivel de inventario, calculado con el precio del ítem y la longitud de tiempo que permanece en la estantería, y que esta es la porción más fácil de calcular en el costo de mantenimiento del inventario porque está relacionada directamente a factores financieros (costo de capital, seguros, impuestos, etc). También es el que recibe mayor atención porque en la medida en que una organización reciba menos inventario, su costo de mantenimiento será menor. Esto se puede lograr aumentando la frecuencia de recepción en la estantería; sin embargo debe ser evaluado cuidadosamente para evitar que una frecuencia excesiva aumente otros costos asociados al mantenimiento del inventario.
Por otra parte, los costos operativos como procesamiento y manejo tienden a ser una función del nivel de esfuerzo aplicado en el mantenimiento del inventario. Esto es, la frecuencia de ejecución de transacciones (planeación, colocación de órdenes, retiros, ingresos, cambios, cancelaciones, reubicaciones, conteos, auditoria, conciliaciones, etc.) y la frecuencia en el manejo del inventario durante recepciones, despachos, asignaciones, inspecciones, reubicaciones, devoluciones, etc.
La cantidad de transacciones de procesamiento y de movimientos de material debe medirse y evaluarse cuidadosamente y constantemente para que sumado al costo financiero del inventario se genere el balance adecuado en los puntos de reordenamiento, puesto que la decisión de reducir los costos de mantenimiento del inventario al recibir con mayor frecuencia una cantidad menor de inventario en el almacén puede traer beneficios hasta cierto punto y contradictoriamente puede aumentar los costos de mantenimiento debido a la cantidad de procesamiento y manejo de materiales dependiendo de las unidades de carga establecidas para la recepción.
A esto se suman los niveles de servicio acordados con los clientes, para todos los productos o por segmento y el inventario de seguridad estimado de acuerdo a los niveles de servicio.
Un método para determinar estos costos es haciendo una analogía con el proceso para determinar la cantidad económica de la orden (EOQ). Una gráfica análoga puede verse abajo:
Analizar los datos obtenidos por el costo del dinero invertido en el inventario, el cual aumenta a medida que se recibe más inventario.
Analizar los datos obtenidos del procesamiento.
Analizar los datos obtenidos del manejo de materiales.
Para llegar a una gráfica como esta arriba, el gerente de materiales puede comenzar por:
Determinar las proyecciones de inventario y evaluar también su comportamiento real para determinar el costo del dinero invertido en el inventario a lo largo del tiempo, como se muestra en esta gráfica ejemplo.
Determinar los tiempos y recursos empleados en las actividades de procesamiento y en el manejo de materiales con varios escenarios de frecuencia de recepción de inventario para obtener las curvas de costos de procesamiento y de manejo de materiales. Abajo un par de gráficas ejemplo de ello.
Con los datos obtenidos en los puntos anteriores, graficar la curva de costos de mantenimiento de inventario (carrying costs).
A partir de los datos, determinar el punto en el cual el costo de financiamiento del inventario iguala el costo de procesamiento y el costo de manejo de materiales para hallar el punto de costo mínimo para el carrying cost.
Reciban un cordial saludo.
Carlos Perozo, M.E., CPIM
