Software para la planeación de recursos empresariales (ERP): Paquete estándar o hecho a la medida.
A la hora de seleccionar un software para la gestión de los procesos en su organización es necesario pensar en cómo éste le ayudará a permanecer competitivo en su industria y mercado. Existen muchas opciones disponibles que prometen lo mejor para el crecimiento y éxito de su negocio y muchas veces las compañías entran en un proceso de ensayo y error para determinar el mejor enfoque a seguir para ayudar a su negocio.
Uno de los dilemas que enfrentan las compañías es decidir si comprar un software con un paquete estándar para los procesos o adquirir uno hecho a la medida. La elección de cualquier alternativa puede sellar el éxito o fracaso de la organización en la gestión de sus procesos, es por ello que la decisión debe estar bien infundada e informada.
El software con un paquete estándar es aquel que ya está listo para su uso después de haber realizado la instalación en las computadoras u otros dispositivos.
El software diseñado a la medida es desarrollado en base a las necesidades y especificaciones de la compañía.
La línea que divide a estos dos modelos es la extensión de su uso, su función y el desempeño. Algunas de las consideraciones que pueden ayudarlo a decidir cuál es la mejor opción para su negocio y que beneficios tiene uno sobre el otro son:
Costo
Este es uno de los factores críticos en la toma de decisión, debido a las restricciones de presupuesto que puede presentar un negocio. La diferencia está en los costos de creación del software en ambos casos y cómo este costo se distribuye en la cantidad de licencias que serán vendidas, en el caso del software estándar a una mayor cantidad de compradores, mientras que en el caso del software a medida, dichos costos serán absorbidos por un solo cliente.
Diseño
En el caso del software con paquete estándar, una compañía adquiere un diseño realizado para una audiencia amplia elaborado así por los desarrolladores, con un alcance específico. La disponibilidad del software con paquete estándar es un factor clave, pero puede no cumplir las necesidades y requerimientos de los clientes. Como resultado puede que se tengan que realizar modificaciones al paquete estándar u otros sacrificios para que una compañía pueda gestionar sus procesos correctamente. Esta es una de las desventajas del software con un paquete estándar.
Por otro lado el software desarrollado a la medida, puede cumplir todas las necesidades de uso del cliente y es mucho más flexible a los cambios en su estructura, lo que permite que se adapte más fácilmente a la evolución y crecimiento del cliente.
Actualizaciones
El software con paquee estándar estará sujeto a actualizaciones genéricas, y muy probablemente cada actualización requerirá que la compañía cliente pague por ello. Los montos a pagar dependerán de la frecuencia y alcance de las actualizaciones, por lo que en el largo plazo estos costos de mantenimiento serán muy elevados, lo que sumado al costo de adquisición del software, lo hace más costoso que un software desarrollado a la medida. Por otra parte, si el software con paquete estándar no se actualiza frecuentemente, puede impactar negativamente los procesos del su negocio.
Las actualizaciones del software hecho a la medida se realizan por pedido del cliente basado en los requerimientos y siempre consideran el presupuesto disponible para ello.
Capacidad de adaptación (customization)
Algunos softwares genéricos se ofrecen como adaptables a los requerimientos de los clientes, pero realmente hay limitaciones importantes para esa opción, ya que en el corto o mediano plazo las adaptaciones son muy difíciles de realizar por la falta de flexibilidad del software. La mejor opción de adaptación la ofrecen los paquetes diseñados a la medida.
Capacidad de extensión
En este factor podemos recomendar que cuando se adquiere un software con paquete estándar, éste al menos debe cubrir el 80% de las necesidades de la organización, tanto actuales como proyectadas en el mediano y largo plazo. Esto con el fin de que sea escalable para incluir capacidades a lo largo del tiempo. Algunos complementos muy específicos para los procesos pueden adquirirse a través del servicio de diseño a la medida con una interfaz que permita el intercambio correcto de información entre el software estándar y la aplicación a medida.
Cultura organizacional
La estructura organizacional así como su cultura, son elementos que muy poco se consideran a la hora de decidir la adquisición de un software, pero son por mucho lo que más impacta el desarrollo posterior de los procesos de la compañía. Si no existe una cultura de colaboración y comunicación, no se puede implementar exitosamente un software para la planeación de recursos empresariales (ERP). Toda implementación conlleva cambios que deben ser analizados cuidadosamente para implementar las acciones correctas de cara a la adopción de nuevas tecnologías. Aquí recomiendo aplicar los pasos para la gestión del cambio que John Kotter recomienda:
1. Establecer un sentido de urgencia.
2. Establecer una poderosa coalición que guíe.
3. Crear una visión.
4. Comunicar la visión.
5. Empoderar a las personas a actuar sobre la visión.
6. Planear y crear logros tempranos.
7. Consolidar las mejoras y seguir produciendo cambio.
8. Institucionalizar el nuevo enfoque.
Un factor de éxito es desarrollar las capacidades funcionales cruzadas (cross-functional capabilities) para crear diferenciación en el mercado en el cual actúan. Esas capacidades distintivas, las cuales se repiten continuamente en la ejecución de los procesos son las que hacen un negocio exitoso. Según Paul Leinwand y Cesare Mainardi, una pregunta fundamental que muchos negocios no se hacen y que es fundamental para su éxito es ¿Cómo escalar estas capacidades para que cada parte y proceso de la organización desarrolle su potencial?
En Sigmacol estamos para apoyar a las organizaciones en cualquier industria en el desarrollo de aplicaciones a la medida para que ganen eficiencia y efectividad en su planeación y ejecución de sus procesos. Desde la planeación de la demanda, la planeación y ejecución de la producción, gestión de riesgos, las compras, el sourcing estratégico, el almacenamiento, el transporte y distribución, incluyendo los indicadores adecuados, así como opciones de prácticas emergentes, estándar y mejores prácticas asociados a la gestión de la cadena de suministro.
Referencias: factorysolutions.com
Un gran saludo.
Carlos Perozo.
